बिजनेस मिनट कैसे लिखें

एक व्यावसायिक बैठक के दौरान मिनट लेते समय एक ईमानदार प्रयास की आवश्यकता होती है। मिनटों में आवश्यक जानकारी पर चर्चा की गई और बैठक के दौरान जो भी निर्णय लिए गए थे। जानकारी का उपयोग अक्सर भविष्य की बैठकों के लिए संदर्भ या पृष्ठभूमि सामग्री के लिए किया जाता है। इसलिए मिनट लेने वाले के रूप में, आपको असाधारण सुनने और लिखने के कौशल के साथ-साथ चर्चा के प्रासंगिक पहलुओं का पता लगाने की क्षमता होनी चाहिए।

1।

बैठक में जल्दी आएँ ताकि आपके पास व्यवस्थित और व्यवस्थित होने के लिए पर्याप्त समय हो। बैठक के उद्देश्य की समझ हासिल करने और उन मुद्दों को जानने के लिए जो किसी निर्णय की आवश्यकता होती है, एजेंडा और किसी भी प्रासंगिक जानकारी की समीक्षा करें।

2।

मीटिंग के एजेंडे के अनुसार एक खाका तैयार करें। एक संगठित टेम्पलेट आपको जानकारी को उचित स्थान पर रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि एजेंडा पर आइटम चार "वर्तमान सुरक्षा मुद्दे" हैं, तो आपके टेम्पलेट पर आइटम चार समान होना चाहिए।

3।

बैठक की मूल जानकारी, दिनांक, स्थान, समय और विषय सहित रिकॉर्ड करें। बैठक कुर्सी या नेतृत्व के साथ-साथ उपस्थिति में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को लिखें।

4।

बैठक में देरी से पहुंचे लोगों पर ध्यान दें; उन्हें याद की गई जानकारी पर अपडेट करने की आवश्यकता होगी। इसी तरह, जो लोग बैठक से अनुपस्थित थे, उनके नाम रिकॉर्ड करें क्योंकि उन्हें भी जानकारी और फैसलों पर जानकारी दी जानी चाहिए।

5।

बैठक की घटनाओं और चर्चाओं का विरोधाभास। कही गई हर बात को लिखने से बचने की कोशिश करें; बैठक नोट्स चर्चा की रूपरेखा होनी चाहिए। किसी भी निर्णय के साथ किए जाने वाले कार्यों को रिकॉर्ड करें।

6।

मीटिंग समाप्त होने के तुरंत बाद अपने नोट्स की समीक्षा करें। लंबे समय तक प्रतीक्षा करने से आप महत्वपूर्ण जानकारी भूल सकते हैं। किसी भी ऐसे तथ्य या निर्णय को स्पष्ट करें, जिसकी आवश्यकता जल्द से जल्द हो।

7।

बड़े करीने से टाइप की गई रिपोर्ट में मीटिंग मिनट की व्यवस्था करें। मीटिंग लीड या आयोजक सटीकता सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट की समीक्षा करें। आवश्यक परिवर्तन करें और बैठक में उपस्थित लोगों को और अनुपस्थित रहने वालों को अंतिम रिपोर्ट वितरित करें।

टिप्स

• सुनिश्चित करें कि आप बैठक में भाग लेते हुए दोहरी भूमिका नहीं निभा रहे हैं, जबकि मिनट भी ले रहे हैं। कुछ और करते हुए मीटिंग नोट्स को सही ढंग से रिकॉर्ड करना मुश्किल हो सकता है। अपने दिमाग को मिनटों पर केंद्रित रखें।
• आपके लिए सबसे अच्छा काम करने वाले मिनटों को रखने के लिए एक विधि चुनें। कागज और कलम एक विकल्प है, जैसा कि एक लैपटॉप कंप्यूटर है। आप वॉइस रिकॉर्डर के साथ मीटिंग रिकॉर्ड करने पर भी विचार कर सकते हैं।