सुरक्षा से संबंधित होने पर मनोबल को बढ़ाने के लिए एक मेमो कैसे लिखें

सुरक्षा खतरों के बारे में एक ज्ञापन लिखना किसी भी प्रबंधक के दिन में हंसमुख कार्य नहीं है, क्योंकि यह कर्मचारियों के बीच चिंता का कारण बनता है। हालांकि, सुरक्षा के बारे में एक संचार भी मनोबल बढ़ाने वाली कार्रवाई के रूप में काम कर सकता है। इस मुद्दे के ज्ञान को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करके आप हर किसी को आश्वस्त कर सकते हैं कि आप इससे प्रभावी ढंग से निपट रहे हैं।

डिटेल योर ऑडियंस

एक ज्ञापन की घोषणा के साथ शुरू होता है कि यह किसके लिए लागू होता है। हालांकि "टू:" लाइन पर दर्शकों को लेखक के मन में स्पष्ट हो सकता है, प्राप्तकर्ता को पता नहीं चल सकता है कि क्या वह एक व्यक्ति के रूप में लक्षित हो रहा है, यदि नोटिस केवल उसके समूह पर लागू होता है या यदि वह कंपनी की मिसाइल है। जबकि कुछ सुरक्षा ज्ञापनों ने एक व्यापक जाल डाला, दूसरों को उन कर्मचारियों के बीच अनावश्यक चिंता से बचने के लिए लागू समूहों को संकीर्ण रूप से लक्षित किया जाना चाहिए जो प्रभावित नहीं होते हैं। एक "से" लाइन के साथ पते का पालन करें जो खुद को मेमो के लेखक के रूप में पहचानता है, और कुछ शब्दों में "सब्जेक्ट" लाइन में मेमो के फोकस को संक्षेप में प्रस्तुत करता है।

स्पष्ट रहिये

मेमो को छोटा बनाया गया है, इसलिए जिस विषय के बारे में आप लिख रहे हैं उसके आसपास नृत्य न करें। अपनी चिंताओं को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से संप्रेषित करें। सबको बताएं कि समस्या क्या है और यह ऐसा क्षेत्र क्यों है जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है। चाहे वह कार्यकर्ता या ग्राहक के स्वास्थ्य को जोखिम में डालता है या व्यापक कानूनी दायित्व है, इस मुद्दे की गंभीरता का संचार मनोबल-कुचल अनिश्चितता से बचाता है जो एक ज्ञापन के साथ हो सकता है जो विशेषज्ञता को व्यक्त नहीं करता है।

प्रस्ताव समाधान

कर्मचारियों को बताएं कि आप समस्या को कैसे हल करना चाहते हैं। कर्मचारी मनोबल को बनाए रखने के लिए यह संभवतः सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र है, क्योंकि इससे उन्हें पता चलता है कि उन्हें सुरक्षा चिंता को दूर करने की आपकी क्षमता में विश्वास क्यों होना चाहिए। श्रमिकों और ग्राहकों के लिए जोखिम को कम करने के लिए या योजना को पूरा करने के लिए जिम्मेदार के बारे में जितना संभव हो, योजनाबद्ध तरीके से या उसके तहत पारदर्शी रहें। श्रमिकों को यह बताने दें कि आप इस मुद्दे को समझते हैं और इसका ध्यान रख रहे हैं, यह आश्वासन देता है कि वे काम पर सुरक्षित रहेंगे।

कार्यकर्ताओं को शामिल करें

यदि वे जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है, तो आपके कर्मचारियों का मनोबल बढ़ाया जा सकता है। यदि सुरक्षा समस्या कार्यस्थल पर अनधिकृत पहुंच की चिंता करती है, उदाहरण के लिए, घुसपैठ के मामले में उन्हें जो कदम उठाने चाहिए, उन्हें समझाएं। यदि उद्देश्य एक सुरक्षित साझा कार्यक्षेत्र बनाए रख रहा है, तो उन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए कहें कि खतरनाक वस्तुओं को उनकी पारी की शुरुआत और अंत दोनों से दूर रखा जाए। उन्हें यह बताने में मदद करें कि वे क्या कर सकते हैं जो उन्हें खेलने के लिए सकारात्मक भूमिका देता है।

संपर्क जानकारी प्रदान करें

ज्ञापन में विस्तार होना चाहिए कि सुरक्षा के मुद्दे की निगरानी के प्रभारी कौन हैं और कर्मचारी अपने सवालों के साथ कहां जा सकते हैं। संपर्क बिंदु किसी व्यक्ति को अधिकार में रखता है और यदि कोई अनिश्चितता रहती है तो उसे जाने के लिए जगह देता है। यह अफवाह मिल को भी उत्तर केंद्र बनने से रोकता है। यह जानने के लिए कि सुरक्षा के मुद्दे पर बात करने के लिए संभावित मनोभावपूर्ण स्थितियों को जल्दी से निपटाते हुए, उन्हें मनोबल को बनाए रखने की अनुमति दें।