आईएसओ नीति प्रक्रियाओं के लिए प्रलेखन प्रारूप

कुछ व्यवसाय अंतर्राष्ट्रीय मानकीकरण संगठन द्वारा प्रमाणित होने का विकल्प चुनते हैं। संगठन आम वैश्विक व्यापार प्रथाओं के लिए मानक निर्धारित करता है और गुणवत्ता और दक्षता में सुधार करने का प्रयास करता है। आईएसओ प्रमाणन को बनाए रखने की आवश्यकताओं में से एक कंपनी के आंतरिक संचार प्रणाली, गुणवत्ता और प्रक्रियात्मक मैनुअल और रिकॉर्ड्स के लिए विशिष्ट प्रलेखन प्रारूपों का पालन करना है। एक कंपनी की नीति और प्रक्रियाओं के लिए आईएसओ 9000 प्रलेखन छोटे, मध्यम और बड़े व्यवसायों के बीच इस प्रकार की पहलों को मानकीकृत करने का प्रयास करता है।

आईएसओ प्रमाणन

कोई भी कंपनी जो आईएसओ प्रमाणित होना चाहती है, उसे एक ऐसी गुणवत्ता प्रणाली को लागू करना चाहिए जो ISO.org के अनुसार ISO मानकों को पूरा करे। प्रमाणन प्रक्रिया के हिस्से में कंपनी के सिस्टम के आंतरिक और स्वतंत्र ऑडिट शामिल हैं। संगठन तृतीय-पक्ष एजेंसियों को किराए पर लेने का विकल्प चुन सकते हैं जो आईएसओ प्रमाणीकरण ऑडिट के विशेषज्ञ हैं या जिनके पास ग्राहक हैं। बाहरी ऑडिट के स्रोत के बावजूद, आईएसओ प्रमाणन मानकों के लिए आवश्यक है कि कंपनियां नियमित स्व-जांच करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि गुणवत्ता प्रणाली अपने वादे पर खरी उतर रही है।

गुणवत्ता के उद्देश्य

आईएसओ प्रमाणन के लिए व्यवसायों को अपने समग्र गुणवत्ता लक्ष्यों और नीतियों का दस्तावेजीकरण करने की आवश्यकता होती है। एक कंपनी के गुणवत्ता लक्ष्यों को अपने ग्राहकों की सेवा मांगों को पूरा करने के लिए संगठन की इच्छा का प्रदर्शन करना चाहिए। समग्र उद्देश्य आमतौर पर इंगित करेगा कि कंपनी के पास एक स्थापित गुणवत्ता प्रणाली है, मानक संचालन प्रक्रियाओं के साथ जो यह सुनिश्चित करती है कि उसके उत्पादों और सेवाओं के लिए न्यूनतम गुणवत्ता स्तर पूरा हो। कंपनी के प्रलेखन के इस भाग में आम तौर पर इस बात का सारांश होता है कि संगठन संभावित गुणवत्ता के मुद्दों पर कैसे प्रतिक्रिया देता है।

गुणवत्ता पुस्तिका

आईएसओ प्रमाणीकरण मानकों का पालन करने की इच्छा रखने वाली कंपनियों को गुणवत्ता मैनुअल को एक साथ रखना चाहिए। मैनुअल का मुख्य उद्देश्य यह निर्दिष्ट करना है कि व्यवसाय विशिष्ट गुणवत्ता थ्रेसहोल्ड को कैसे पूरा करेगा। आईएसओ प्रमाणन के तहत, कंपनियों को एक विशिष्ट गुणवत्ता मैनुअल प्रारूप का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। गुणवत्ता नियमावली में आमतौर पर कुछ वर्गों और विषयों को शामिल करना होगा। नियमावली को परिभाषित करना चाहिए कि नीतियों और प्रक्रियाओं को किन नीतियों के मुख्य उद्देश्यों को संबोधित और कार्यान्वित किया जाएगा, और यह सुनिश्चित करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा कि कर्मचारी उनका पालन करें।

प्रक्रियाएं

आईएसओ मानक तय करते हैं कि संगठन विशिष्ट प्रकार की व्यावसायिक गतिविधियों के लिए अपनी प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करते हैं। जिन गतिविधियों में विस्तृत प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है, उनमें दस्तावेजों और रिकॉर्डों का नियंत्रण, आंतरिक ऑडिट, दोषपूर्ण उत्पादों का नियंत्रण, सुधारात्मक कार्रवाई और निवारक कार्रवाई शामिल हैं। आईएसओ मानक कुछ लचीलेपन प्रदान करते हैं कि विभिन्न संगठन इस प्रकार की नीतियों का दस्तावेजीकरण कैसे कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक छोटा व्यवसाय दस्तावेजों और अभिलेखों के नियंत्रण के लिए केवल एक प्रलेखित प्रक्रिया स्थापित कर सकता है। एक बड़े संगठन के पास प्रत्येक प्रकार के रिकॉर्ड के लिए एक अलग प्रक्रिया हो सकती है।

अनुदेश

प्रक्रियाओं पर प्रलेखन प्रदान करने के अलावा, कंपनियों को यह भी विस्तार करना चाहिए कि कर्मचारी कुछ कार्य कैसे करते हैं। उदाहरण के लिए, विनिर्माण संगठनों में आम तौर पर विधानसभा प्रक्रिया में प्रत्येक चरण या कार्य के लिए प्रक्रियात्मक मार्गदर्शिकाएँ होंगी। एक सॉफ्टवेयर डेवलपर यह दस्तावेज दे सकता है कि कंपनी बाजार में रिलीज से पहले अपने कार्यक्रमों का परीक्षण कैसे करती है। डेवलपर को परीक्षण प्रक्रिया के प्रत्येक चरण का दस्तावेजीकरण करना होगा और किसी भी दोष को ठीक करने के लिए उसके पास क्या उपाय होंगे।