कर्मचारी फ़ाइलें संगठन युक्तियाँ

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, मानव संसाधन दृष्टिकोण से सटीक कर्मचारी रिकॉर्ड रखने के साथ-साथ संघीय और राज्य कानूनों का अनुपालन सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है। उनके महत्व के कारण, कर्मचारी रिकॉर्ड को अच्छी तरह से व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है ताकि आपको जब भी आवश्यकता हो, आपको जानकारी मिल सके। कुछ टिप्स आपको एक कुशल कर्मचारी रिकॉर्ड सिस्टम को विकसित करने और प्रबंधित करने में मदद कर सकते हैं।

एक उपयुक्त विधि चुनें

एक फ़ाइल-रखने की विधि चुनें जो आपकी व्यक्तिगत शैली और आपके व्यवसाय के आकार के अनुरूप हो। यदि आपका व्यवसाय बहुत छोटा है - केवल दो या तीन कर्मचारी हैं, उदाहरण के लिए - आप मनीला फ़ोल्डर्स में पेपर रिकॉर्ड रख सकते हैं जो एक लॉक फ़ाइल कैबिनेट में संग्रहीत हैं। एक बड़े उद्यम के लिए, कंप्यूटर पर रिकॉर्ड रखना अधिक सुविधाजनक हो सकता है। किसी भी कंप्यूटर फाइल को कागजी प्रतियों के साथ या डिस्क पर संग्रहीत करके सुनिश्चित करें।

मानकीकृत प्रपत्र बनाएँ

स्थिरता और सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, सभी कर्मचारियों को प्रभावित करने वाली गतिविधियों के लिए मानकीकृत रूप विकसित करें। विशिष्ट रूपों में प्रदर्शन मूल्यांकन, अनुशासनात्मक कार्रवाई और वेतन समायोजन के लिए उपयोग किए जाने वाले लोग शामिल हो सकते हैं। मानकीकृत रूप आपको प्रत्येक कर्मचारी के साथ उचित व्यवहार करने में मदद करते हैं और भेदभाव जैसे आरोपों की स्थिति में प्रलेखन प्रदान करते हैं।

फ़ाइलों को क्रोनोलॉजिकल रूप से व्यवस्थित करें

वस्तुओं को खोजने में आसान बनाने के लिए, विशेष रूप से पेपर फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते समय, कालानुक्रमिक क्रम में दस्तावेजों को दर्ज करें। प्रत्येक फ़ाइल को नए-भाड़े कागजी कार्रवाई के साथ शुरू करें जिसमें नौकरी आवेदन, फिर से शुरू, कर और सरकार के रूप में आइटम शामिल हैं जैसे कि डब्ल्यू -4 और आई -9, एक लिखित नौकरी विवरण और आपातकालीन संपर्क जानकारी। प्रत्येक नया आइटम जोड़ें जैसा कि होता है, जैसे कि वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन। आप उप-फ़ोल्डर बनाने के लिए चुन सकते हैं - जैसे कि नई-किराया जानकारी और प्रदर्शन मूल्यांकन - प्रत्येक कर्मचारी के लिए और प्रत्येक के भीतर कालानुक्रमिक रूप से दस्तावेजों की व्यवस्था करें।

हस्ताक्षरित समझौतों को शामिल करें

यदि आपकी कंपनी में गैर-समझौता समझौते, गैर-समझौता समझौते, आचार संहिता या यौन उत्पीड़न नियमों जैसी नीतियां शामिल हैं, तो एक हस्ताक्षरित पावती प्राप्त करना सुनिश्चित करें जो कर्मचारी ने हर एक को पढ़ा और समझा और उन्हें फाइल पर रखा हो। यह उस स्थिति में आपकी रक्षा करेगा जब आपको इनमें से किसी एक समझौते का उल्लंघन करने के कारण किसी कर्मचारी को समाप्त करना होगा।

संवेदनशील जानकारी

ध्यान रखें कि आपके कर्मचारियों को अपनी कर्मचारी फ़ाइलों को देखने का कानूनी अधिकार है। इसका मतलब है कि आपको उस जानकारी के बारे में सावधान रहना चाहिए जिसे आप दर्ज करना चुनते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी की जातीयता या यौन अभिविन्यास के संबंध में भड़काऊ लिखित टिप्पणी करते हैं, तो आप संभावित मुकदमों में खुद को खोल सकते हैं।