कार्यस्थल में संचार समस्याओं के उदाहरण

कार्यस्थल में संचार समस्याओं का मनोबल, उत्पादकता और अंतर-कार्यशील रिश्तों पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। जब अनियंत्रित छोड़ दिया जाता है, तो चल रही संचार समस्याएं संभावित रूप से मुनाफे में कटौती कर सकती हैं, कारोबार बढ़ा सकती हैं और गलतियों को जन्म दे सकती हैं जो कंपनी की सार्वजनिक छवि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती हैं। आम मुद्दों को पहचानने और उन्हें संबोधित करने से पहले समस्याओं को दूर किया जा सकता है। सामान्य कार्यस्थल संचार समस्याओं के लिए देखें और उन्हें जल्दी से हल करें।

पूरी तरह से संवाद करने में विफलता

पाठ और ईमेल के माध्यम से त्वरित उत्तरों के वर्चस्व वाले कार्यस्थल में, विवरण खो दिया जा सकता है, अनदेखी या गलत समझा जा सकता है। ईमेल में प्रश्नों की एक श्रृंखला के लिए "हां" का उत्तर देना स्पष्ट नहीं है। यह पूछे जाने पर कि क्या आप किसी दस्तावेज़ की समीक्षा कर सकते हैं, "ओके" का जवाब देने से यह पता नहीं चलता है कि दस्तावेज़ कहाँ रहता है, किस तरह की समीक्षा का अनुरोध किया जाता है, या जब संपादन वापस करने की आवश्यकता होती है।

समाधान: ईमेल अनुरोधों को स्पष्ट और विस्तृत बनाएं और प्रतिक्रियाओं को पूर्ण और व्यापक बनाएं। इससे पहले कि आप भेजें दबाएं, खुद से पूछें:

• क्या मैंने प्रत्येक प्रश्न का पूर्ण उत्तर दिया?

• क्या मेरे ईमेल पढ़ने के बाद प्राप्तकर्ता के पास कोई बकाया सवाल होगा?

मान लिया गया है कि किसी और के पास गेंद है

जब आप एक समूह बुद्धिशीलता सत्र, एक समूह ईमेल या एक समूह परियोजना का हिस्सा होते हैं, तो हमेशा यह मानने की क्षमता होती है कि किसी और के पास एक कार्य है। जब हर कोई मानता है कि कोई और चीजों को संभाल रहा है, तो गेंद अनिवार्य रूप से गिरा दी जाती है, जिससे उंगली की ओर इशारा होता है, दोष लगता है और छूट जाती है।

समाधान: किसी भी समूह में गतिशील, चर्चा या बहस के अंत में भूमिकाओं को निर्धारित करने और स्पष्ट करने के लिए एक बिंदु व्यक्ति होने की आवश्यकता है। एक समूह ईमेल जो स्पष्ट करता है कि कौन क्या कर रहा है और कब समूह पहल को सुव्यवस्थित करता है।

स्वयं संपादित करने में विफलता

स्व-संपादन लिखित और मौखिक दोनों रूपों में सीखने के लिए एक अच्छी व्यावसायिक तकनीक है। इस बारे में विचार करने में विफलता कि आप जो लिखने या कहने वाले हैं, वह संचार में एक टूटने का कारण बन सकता है, या तो क्योंकि आप अपने विचारों को पूरी तरह से स्पष्ट नहीं कर रहे हैं या इसलिए कि आप बिना सोचे-समझे प्रतिक्रिया करते हैं, जिससे भावनाओं और गलतफहमी होती है।

समाधान: भेजें भेजने से पहले, सामग्री, वर्तनी, व्याकरण और वैधता की जांच करें। फिर, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने स्वर की जाँच करें कि प्राप्तकर्ता आपके शब्दों को गलत नहीं कह सकता। गर्म वातावरण में बोलते समय, अपने शब्दों को ध्यान से चुनें और उन्हें ज़ोर से कहने से पहले कम से कम एक बार अपने मानसिक फ़िल्टर के माध्यम से चलाएं।

अनपरा होने के नाते

यदि आपको किसी मीटिंग के लिए देर हो रही है या एक समय सीमा समाप्त हो रही है और आप अप्रस्तुत हैं, तो आपको इसे पंख लगाने का प्रलोभन दिया जा सकता है। जब आप बिना तैयारी के होते हैं, तो गलतियाँ, गलतफहमी और यहां तक ​​कि किसी परियोजना या कार्य का गलत परिणाम हो सकता है।

समाधान : संगठित और तैयार रहें। यदि आप नहीं हैं, तो यह स्वीकार करना बेहतर है कि आपको दीवार के खिलाफ एक विचार फेंकने की तुलना में अधिक समय की आवश्यकता है और आशा है कि यह चिपक जाएगा।

गलत संचार उपकरण का उपयोग करना

ऐसे समय होते हैं जब कोई ईमेल उपयुक्त होता है और अन्य बार जब कोई फ़ोन कॉल या व्यक्ति-व्यक्ति मीटिंग अधिक उपयुक्त होती है। स्थिति को गलत तरीके से समझने और गलत उपकरण चुनने से संचार में खराबी हो सकती है और भ्रम, गलतफहमी और आहत भावनाएं पैदा हो सकती हैं।

समाधान: यदि आप प्रतिदिन निरर्थक सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं, तो ईमेल ठीक है। यदि आप गलत सूचनाओं के साथ एक चिपचिपी स्थिति से जूझने की कोशिश कर रहे हैं, तो एक फोन कॉल या स्काइप सत्र अधिक प्रभावी बैक-एंड-फॉरवर्ड एक्सचेंज की अनुमति देता है। यदि आप बुरी खबर दे रहे हैं या गंभीर या विवादास्पद बहस कर रहे हैं, तो एक इन-पर्सन दृष्टिकोण सबसे अच्छा विकल्प है। यह आपको बॉडी लैंग्वेज, गेज स्वभाव पढ़ने और व्यक्तिगत संपर्क बनाने की अनुमति देता है।

Oversharing

कभी-कभी जब हम सोचते हैं तो बोलने से पहले हम ओवरशेयर करते हैं। दूसरी बार, हम अनुचित जानकारी का गपशप और आदान-प्रदान करते हैं। कभी-कभी व्यक्तिगत या संवेदनशील जानकारी को देखने या जारी करने में धीमेपन का परिणाम होता है - एक ऐसे परिदृश्य के बारे में सोचें जिसमें आपने गलती से "सभी को जवाब" या "आगे" एक ईमेल वार्तालाप में मारा जिसमें आप और एक सहयोगी ग्राहक के बारे में अपमानजनक शब्दों में बात कर रहे हैं।

समाधान: कार्यस्थल में गोपनीयता की आवश्यकता पर जोर दें, बंद दरवाजों के पीछे संवेदनशील बैठकें आयोजित करें, ईमेल में अत्यधिक गोपनीय या संवेदनशील जानकारी डालने से परहेज करें और इसकी पटरियों में गपशप रोकें।

सुव्यवस्थित और प्रभावी संचार ऊपर से शुरू होता है। यदि आपके पास पहले से एक सर्वोत्तम-प्रैक्टिस संचार नीति नहीं है, तो एक बनाएं और इसे अभिविन्यास और कर्मचारियों के प्रशिक्षण कार्यक्रमों के लिए उपयोग करें। इसके अलावा, विचार करें कि कभी-कभी खराब संचार के परिणाम के लिए प्रकट होने वाली समस्या अप्रभावी व्यावसायिक प्रथाओं, खराब संगठन या अभाव प्रबंधन प्रबंधन कौशल हो सकती है। संचार समस्याओं को दोष देने से पहले, प्रभावी संचालन में टूटने के अन्य कारणों का आकलन करें।