नाम कैसे बदलें और एचआर रिपोर्ट को गोपनीय बनाएं

मानव संसाधन विभाग कर्मचारी जानकारी का संरक्षक और द्वारपाल है, यही वजह है कि एचआर स्टाफ को गोपनीयता के उच्च स्तर पर रखा जाता है। जब मानव संसाधन कर्मचारी रिपोर्ट या कार्यबल मैट्रिक्स का उत्पादन करते हैं जिसमें व्यक्तिगत कर्मचारियों के बारे में डेटा होता है, तो पहचान की जानकारी की रक्षा करना महत्वपूर्ण होता है। मानव संसाधन कर्मचारी विभिन्न उद्देश्यों के लिए कई रिपोर्ट तैयार करते हैं; इसलिए, उन्हें गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों की पहचान की जानकारी को छिपाने के लिए एक से अधिक विधि विकसित करनी चाहिए।

EEO डेटा

50 या अधिक श्रमिकों को रोजगार देने वाली और संघीय अनुबंध में कम से कम $ 50, 000 का कारोबार करने वाली कंपनियों के लिए एक लिखित सकारात्मक कार्य योजना होना आवश्यक है। कार्यकारी आदेश 11246 भी आवेदकों और कर्मचारियों से प्राप्त जानकारी पर नज़र रखता है, जैसे दौड़, जातीयता, विकलांगता और अनुभवी स्थिति। इस जानकारी को रोजगार के समान अवसर डेटा कहा जाता है। EEO डेटा संकलित करने के दो तरीके हैं: स्थिति के आधार पर रिपोर्टिंग और रिपोर्टिंग करना। इन रिपोर्टों के लिए आवेदकों और कर्मचारियों के नाम आवश्यक नहीं हैं; इसलिए, एचआर केवल नामों को कम कर सकता है या नामों को छिपाने के लिए "xxxxx" का उपयोग कर सकता है।

मानव संसाधन जांच रिपोर्ट

मानव संसाधन कर्मचारी अक्सर ऐसे कार्यस्थल के मुद्दों को भेदभाव और उत्पीड़न के रूप में हल करने के लिए जांच का संचालन करते हैं जो संभावित रूप से नागरिक अधिकार अधिनियम के शीर्षक VII या अन्य कानूनों का उल्लंघन करते हैं जो अमेरिकी समान रोजगार अवसर आयोग लागू करता है। जांच से संबंधित सभी जानकारियों को गोपनीय रखा जाना चाहिए और नियमित रोजगार की फाइलों से अलग फाइलों में बनाए रखा जाना चाहिए। जब एचआर स्टाफ सदस्य अपनी जांच पूरी करता है, तो वह आम तौर पर एक बयान लिखता है जो नियोक्ता की स्थिति को ईईओसी को प्रस्तुत करने के लिए बचाव करता है। कर्मचारी के नाम जिन्होंने आरोप लगाया था कि कंपनी अनुचित रोजगार प्रथाओं में लगी हुई है और गवाहों के नाम कंपनी के स्थिति बयान में प्रच्छन्न नहीं हो सकते हैं। कर्मचारियों के नाम EEOC को बताए जाने चाहिए। हालाँकि, यदि HR कर्मचारियों को EEOC या HR विभाग के बाहर किसी को भी जांच का खुलासा करना है, तो कर्मचारियों और गवाहों के नाम "चार्जिंग कर्मचारी" और "गवाह नंबर 1, " "गवाह नंबर 2 और के रूप में प्रच्छन्न हो सकते हैं। पर। "चार्जिंग कर्मचारी" शब्द एचआर चिकित्सकों से परिचित है।

पहचानकर्ता

एचआर रिपोर्टों के लिए विशेष पहचानकर्ताओं का उपयोग करें जो आमतौर पर वेतन और स्थिति विश्लेषण जैसे कर्मचारियों के नाम की आवश्यकता होगी। कर्मचारियों के नामों को एक पहचानकर्ता के साथ बदलें, जो सामाजिक सुरक्षा संख्या और किराया तिथि के अंतिम चार अंकों को जोड़ती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो 15 दिसंबर, 2012 को काम पर रखा गया था, और जिसकी सामाजिक सुरक्षा संख्या के अंतिम चार अंक 5650 हैं, आप पहचानकर्ता का उपयोग कर सकते हैं 121520125650 या 1220125650 अगर महीने और वर्ष भाड़े की तारीख के लिए पर्याप्त होगा। यदि आपको लिंग-आधारित वेतन विश्लेषण के लिए कर्मचारी डेटा का विश्लेषण करने की आवश्यकता है, तो पहचानकर्ता में एक एम या एफ जोड़ें, जब तक कि आपका आईटी कार्यक्रम आपके संख्यात्मक मानों की अनुमति नहीं देता है। उस स्थिति में, क्रमशः पुरुष और महिला कर्मचारियों को सूचित करने के लिए 0 और 1 का उपयोग करें।

मल्टीसाइट एम्प्लॉयर्स

यदि आपको कई साइटों पर श्रमिकों के लिए कर्मचारी डेटा का विश्लेषण करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक कंपनी के स्थान पर एक संख्यात्मक मान असाइन करें। आप उस क्रम के अनुसार संख्यात्मक मान निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमें प्रत्येक स्थान का संचालन शुरू हुआ। उदाहरण के लिए, यदि आपने बाल्टीमोर, फिलाडेल्फिया और वर्जीनिया बीच में स्थानों को खोला है, तो आप प्रत्येक कर्मचारी की पहचान के बाद 1, 2 और 3 का उपयोग कर सकते हैं।

एचआर रिपोर्ट को संभालना

यह आवश्यक है कि आप कर्मचारी डेटा की कस्टडी की निगरानी करें और इसे केवल जरूरत के हिसाब से बताएं। यदि आपका एचआर डेटा इलेक्ट्रॉनिक है और रिपोर्ट एचआर विभाग के बाहर किसी व्यक्ति द्वारा तैयार की जानी चाहिए, जैसे कि आईटी कर्मचारी, तो सुनिश्चित करें कि आप आईटी प्रबंधक को उसके किसी स्टाफ सदस्य को काम सौंपने के लिए कहें जो कर्मचारियों की पहचान छिपाने के बारे में ईमानदार है। जानकारी। साथ ही, एचआर रिपोर्ट की गोपनीयता बनाए रखने के लिए पासवर्ड सुरक्षा और लॉकिंग वर्कस्टेशन और फाइल कैबिनेट का उपयोग करने पर विचार करें, आईटी और नेटवर्क सपोर्ट प्रदाता डाटाप्रेस के अध्यक्ष डेविड ईस्नर को सलाह देते हैं, अपने अगस्त 2011 के लेख में, "द डोन्स एंड डोनेट्स ऑफ़ कीपिंग कॉन्फिडेंशियल" शीर्षक। Infobox वेबसाइट पर कर्मचारी डेटा सुरक्षित "। इसी तरह, मानव संसाधन विभाग में कर्मचारियों को कुछ कर्मचारी जानकारी जानने की आवश्यकता के बिना - जैसे कि एचआर सहायक जिनके केवल कर्तव्यों आवेदकों को बधाई और टेलीफोन का जवाब दे रहे हैं - संवेदनशील कर्मचारी डेटा को संभालना नहीं चाहिए।