डॉक्यूमेंटेशन प्रक्रियाएं कैसे अच्छे आंतरिक नियंत्रण में योगदान करती हैं?

कंपनियों ने जोखिमों को सीमित करने के लिए आंतरिक नियंत्रण रखा। संभावित जोखिमों में नुकसान, अनुबंध पर खराब प्रदर्शन, खराब गुणवत्ता और नियमों का अनुपालन न करना शामिल हैं। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया उन दस्तावेजों को विस्तृत करती है, जिन्हें कंपनी को अपने नियंत्रण प्रणालियों को लागू करने और कार्यों और कार्यों के लिए जिम्मेदारी सौंपने की आवश्यकता होती है। छोटे व्यवसायों को आमतौर पर बड़े कार्यों की तुलना में कम प्रलेखन या नियंत्रण की आवश्यकता होती है क्योंकि प्रत्येक कर्मचारी कई कार्य करता है और जिम्मेदारियां स्पष्ट होती हैं। प्रभावी नियंत्रण के परिणामस्वरूप प्रभावी प्रलेखन प्रक्रियाएं छोटे व्यवसायों को एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ दे सकती हैं।

संगठन

प्रभावी आंतरिक नियंत्रण का आधार एक संगठनात्मक चार्ट है जिसमें नौकरी विवरण शामिल हैं। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करना होगा कि नौकरी विवरण कंपनी में प्रत्येक स्थिति के कार्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से विस्तृत करते हैं। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया संगठनात्मक चार्ट की तैयारी और अद्यतन करने के लिए और कंपनी चार्ट का उपयोग कैसे करती है, के लिए जिम्मेदारी सौंपती है। आमतौर पर कर्मचारी रोजगार शुरू करते समय अपनी स्थिति और नौकरी विवरण के बारे में विवरण के साथ एक प्रति प्राप्त करते हैं।

नीतियाँ व प्रक्रियाएं

दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया आमतौर पर निर्दिष्ट करती है कि एक कर्मचारी मैनुअल में सभी प्रासंगिक नीति और प्रक्रिया दस्तावेज शामिल होने चाहिए। वे विस्तार करते हैं कि मैनुअल में क्या शामिल होना चाहिए, जो नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखने और अद्यतन करने के लिए जिम्मेदार है, और कंपनी उन्हें कर्मचारियों को कैसे बताती है। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया आमतौर पर निर्दिष्ट करती है कि कर्मचारी काम शुरू करते समय मैनुअल की एक प्रति प्राप्त करते हैं, हस्ताक्षर करते हैं कि उन्होंने इसे प्राप्त किया और नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करने के लिए सहमत हैं। जैसे ही वे होते हैं, वे अपडेट प्राप्त करते हैं।

प्राधिकरण और अनुमोदन

प्रलेखित संगठनात्मक चार्ट और कर्मचारी मैनुअल आंतरिक नियंत्रण के लिए आधार बनाते हैं, लेकिन उन्हें वास्तविक नियंत्रण उपायों को शामिल करना होगा। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएं ऐसे उपायों का विस्तार करती हैं। वे उन दस्तावेजों का वर्णन करते हैं जो कर्मचारियों को सूचीबद्ध करते हैं जो निर्णय ले सकते हैं और जो व्यय को मंजूरी दे सकते हैं। इस तरह के प्रत्येक दस्तावेज को यह निर्दिष्ट करना होगा कि कर्मचारी क्या प्राधिकृत या अनुमोदित कर सकता है, अनुमोदन या प्राधिकरण किस रूप में और किस सीमा तक ले जाएगा। एक विशिष्ट उदाहरण यह है कि एक विशेष कर्मचारी को संबंधित आवश्यकता को आरंभ करके $ 10, 000 तक की खरीद को मंजूरी देने के लिए अधिकृत किया जाता है।

सहायक दस्तावेज़

मजबूत आंतरिक नियंत्रण प्रणाली निर्णय के लिए आधार का विस्तार करने के लिए दस्तावेज़ीकरण का समर्थन करती है। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएं निर्दिष्ट करती हैं कि कौन से निर्णयों को समर्थन प्रलेखन की आवश्यकता है और इसकी प्रकृति का विवरण दें। उदाहरण के लिए, खरीद आदेश अनुमोदन के लिए एक आवश्यकता हो सकती है। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया निर्दिष्ट करती है कि एक कर्मचारी को एक खरीद आदेश के अनुमोदन का अनुरोध करने से पहले एक मांग तैयार करनी चाहिए, और यह आवश्यक विवरण की जानकारी का विवरण देता है।

रिपोर्ट कर रहा है

आंतरिक नियंत्रण में एक महत्वपूर्ण तत्व कंपनी की महत्वपूर्ण जानकारी की रिपोर्टिंग है। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएं यह निर्दिष्ट करके आंतरिक नियंत्रण को मजबूत करती हैं कि ऐसी रिपोर्ट में क्या जानकारी शामिल होनी चाहिए, जो उनकी तैयारी के लिए ज़िम्मेदार है और जो रिपोर्ट प्राप्त करेगी। कुछ रिपोर्टों में गोपनीय जानकारी होती है, और दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया को निर्दिष्ट करना चाहिए कि कौन सी रिपोर्ट संवेदनशील हैं और इसी सुरक्षा उपायों का विस्तार करें।

सुलह

यहां तक ​​कि छोटे व्यवसायों में, प्रलेखन प्रक्रियाओं के परिणामस्वरूप विभिन्न दस्तावेज होते हैं जिनके स्वतंत्र स्रोत होते हैं। उनकी सटीकता को सत्यापित करने का एक प्रभावी तरीका विभिन्न लेखकों से तुलनीय डेटा के बीच सामंजस्य स्थापित करना है। दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया को निर्दिष्ट करना है कि क्या सामंजस्य होना चाहिए, और इसे बाहर ले जाने के लिए कौन जिम्मेदार है। इसमें विसंगतियों से निपटने के लिए एक विधि का विस्तार करना चाहिए और मतभेदों को हल करने की जिम्मेदारी सौंपनी चाहिए।