ग्राहक को क्रेडिट होल्ड लेटर कैसे लिखें
जब एक ग्राहक ने अपने बिल का भुगतान नहीं किया है और फिर आपके व्यवसाय में क्रेडिट का उपयोग करना जारी रखता है, तो छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए कदम उठाना और कार्रवाई करना आवश्यक है। जब तक ग्राहक ने 30 से अधिक दिनों के लिए भुगतान नहीं किया है और भुगतान के लिए किसी भी पूछताछ या अनुरोधों का जवाब नहीं दिया है, तब तक एक व्यवसाय स्वामी अपने क्रेडिट पर एक पकड़ डाल सकता है जब तक कि समस्या हल नहीं हो जाती। ग्राहक को इस निर्णय के बारे में लिखित रूप में सूचित करना होगा।
1।
खाता संख्या और स्थिति का संदर्भ दें। अपने ग्राहक के संदर्भ के लिए अपने संचार में खाता संख्या शामिल करें। उसे याद दिलाएं कि आपने भुगतान के लिए कई बार पूछा है और उसने अभी तक आपको जवाब नहीं दिया है। इस खंड में आपकी कंपनी को बकाया राशि की सूची दें।
2।
विनम्रता से उसे सूचित करें कि उसका श्रेय अब जारी है। अपने ग्राहक को समझाएं कि इस स्थिति के कारण अब आप अपने व्यवसाय के स्थान पर उसे ऋण नहीं दे सकते हैं। अपने शब्दांकन में पेशेवर बनें, भले ही आप उस विशेष ग्राहक से परेशान हों। यह एक "सिर्फ तथ्य" पत्र है।
3।
समस्या का समाधान शामिल करें। अब जब आपने ग्राहक को समस्या से अवगत करा दिया है, तो समस्या के समाधान के लिए उसे प्रस्ताव दें। एक विशिष्ट समय निर्धारित करें, आमतौर पर पत्र प्राप्त करने के कुछ दिनों के भीतर, जो वह बकाया है, उस पर पूर्ण भुगतान करने के लिए। यदि वह ऐसा करती है, तो उसे सूचित करें कि पकड़ को हटा दिया जाएगा।
4।
अपनी स्थिति स्पष्ट करें। ग्राहक अक्सर व्यवसायों को फेसलेस निगम के रूप में सोचते हैं। बता दें कि जब आप उसके क्रेडिट पर पकड़ बनाने की इच्छा नहीं रखते हैं, तो इस समय आपके पास कोई दूसरा सहारा नहीं है। विनम्र रहें और उसे बताएं कि स्थिति बस जारी नहीं रह सकती है।
5।
पत्र को सकारात्मक रूप से समाप्त करें। ग्राहक को नष्ट करने के बजाय, एक बयान के साथ पत्र को समाप्त करें कि आप सकारात्मक हैं वह मामलों को सही करेगा और भुगतान करने में विफलता बस एक निरीक्षण थी। यह सच्चाई से बहुत दूर हो सकता है, लेकिन इस घटना में कि यह एक सरल गलतफहमी थी कि ग्राहक को अलग नहीं किया जाएगा।
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