यदि आप एक फ़ाइल संलग्न कर रहे हैं तो आप एक पेशेवर ईमेल में क्या लिखते हैं?

पेशेवर दुनिया में जानकारी जल्दी भेजने की क्षमता है। एक संदेश प्रारूप के रूप में, ईमेल लघु संदेशों के लिए सबसे अच्छा काम करता है। इसमें अटैचमेंट देने की क्षमता भी है, या एक अलग फाइल जिसमें सूचना और प्रारूपण है, जो एक सामान्य ईमेल संदेश में शामिल करना मुश्किल है। एक पेशेवर ईमेल को ईमेल के साथ शामिल किसी भी अनुलग्नक को स्वीकार करना चाहिए, ताकि उनके महत्व को इंगित किया जा सके और प्राप्तकर्ताओं को आश्वस्त किया जा सके कि फाइलें सुरक्षित हैं।

विषय पंक्ति

एक पेशेवर ईमेल में एक रिक्त या अस्पष्ट विषय रेखा प्राप्तकर्ता को संदेश को नजरअंदाज किए बिना महसूस कर सकती है कि इसमें एक महत्वपूर्ण लगाव है। एक पेशेवर ईमेल के लिए एक प्रभावी विषय पंक्ति ईमेल की सामग्री को लगभग 10 शब्दों या उससे कम में पहचानती है। उदाहरण के लिए, यदि आप कर्मचारियों को नई कार्य प्रक्रियाओं के बारे में एक गाइड भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति "महत्वपूर्ण: नई कार्य मार्गदर्शिका संलग्न" पढ़ सकती है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपका संपर्क आपके ईमेल पते से परिचित नहीं हो सकता है, जिससे वह प्रेषक की पहचान पर सवाल उठा सकता है।

सारांश

किसी अनुलग्नक वाले पेशेवर ईमेल के मुख्य भाग में संलग्नक की सामग्री का वर्णन करने वाला सारांश भी शामिल होना चाहिए। इस सारांश में यह भी वर्णन होना चाहिए कि आप अनुलग्नक क्यों भेज रहे हैं; यदि आप उल्लेख करते हैं कि अनुलग्नक का अर्थ नए कार्य प्रक्रियाओं के संबंध में सभी अधीनस्थ कर्मचारियों को एक ही पृष्ठ पर रखना है, तो इससे संभावना बढ़ जाती है कि वे अनुलग्नक को खोल देंगे और फ़ाइल को पढ़ लेंगे। यदि अटैचमेंट केवल एक छोटा ज्ञापन है, तो ईमेल के शरीर में फ़ाइल को संक्षेप में प्रस्तुत करना अनुलग्नक का उपयोग करने की तुलना में आसान हो सकता है।

अनुलग्नक प्रारूप

सभी प्राप्तकर्ताओं द्वारा प्राप्त और खोले जा सकने वाले प्रारूपों में संलग्नक भेजना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी संलग्न फ़ाइल एक DOCX फ़ाइल है, तो इसे केवल Microsoft Word 2007 द्वारा खोला जा सकता है। यह विशेष रूप से एक पेशेवर ईमेल के लिए महत्वपूर्ण है जो एक घरेलू कंप्यूटर पर खोला जा सकता है जिसमें आवश्यक सॉफ़्टवेयर नहीं है। अपने ईमेल में, उस प्रोग्राम का नाम शामिल करें जिसका उपयोग फ़ाइल अनुलग्नक को खोलने के लिए किया जाना चाहिए।

अन्य व्यावसायिक ईमेल टिप्स

ईमेल लिखते समय Brevity बहुत महत्वपूर्ण है, खासकर जब आप एक पेशेवर ईमेल की रचना कर रहे हों। संलग्न ईमेल के किसी भी सारांश सहित, चार या पांच पैराग्राफ के नीचे अपने ईमेल के मुख्य निकाय को रखने का प्रयास करें। जबकि वर्तनी और व्याकरण पर ध्यान हमेशा महत्वपूर्ण होता है, यह एक पेशेवर ईमेल में महत्वपूर्ण है। उचित सलाम का उपयोग करना सुनिश्चित करें, जैसे "प्रिय महोदय" या "किससे यह चिंता हो सकती है।" शैलीगत फोंट या बड़े फोंट से दूर रहें जो आपके ईमेल को पेशेवर की तुलना में अधिक आकस्मिक लग सकते हैं।